招标采购活动如何“控制成本”

政府采购活动的主要目的是节约采购成本。实际上，由于操作上的诸多问题，我们在不经意间抬高了整个采购活动的成本，出现了节支“倒挂”的现象，非常不划算。重视、研究和控制招标采购活动的成本非常重要。采购成本的控制主要包括三个关键环节:招标运行成本、实际采购成本、验收和使用成本。一、投标运营成本控制(事前成本控制)(1)降低无效投标的概率。首先，加强招标采购工作的计划性，一般不随意取消采购任务。招标采购单位在办理招标采购事务时，必须分清轻重缓急，精心组织，确保整个招标采购工作循序渐进，避免因工作无序而取消采购任务。其次，充分利用采购预算，避免因预算不合理而浪费标书，使采购预算保持足够的张力，既能实现低成本采购，又能使中标供应商获利，使采购预算兼具“刚性”和“弹性”的特质。再次，在设置废标和废标情形时，尽量以法定情形为准，减少人为约定的情形。对重要事项，特别是无效标和废标的情况，要用粗体标出，对潜在投标供应商进行“友好提醒”，对新手供应商进行业务指导和咨询。万一废标，废标，要太小心了。(二)同类或类似项目的合并和分包招标。政府采购计划要集中，将电脑、空调等一些一般性采购项目根据季节变化或工作需要安排在相对集中的时间段，使日常零星采购项目聚集成大额采购项目，通过政府集中采购实现零星采购无法实现的规模效应。一方面，采购项目可以纵向合并，不同的采购项目，如产品的类别、性质、功能等基本相同或相近，应尽量合并，一起完成。比如打印机、传真机可以合并成“办公自动化产品”进行采购，可以扩大采购规模，提高集团采购效率。另一方面，横向一体化可以应用于采购项目。在集中采购的实际操作中，可以打破单位、行业甚至地区的限制，跨单位、跨行业、跨地区合并同类采购项目，从而更大程度地增加集中采购的规模。(3)改进运营手段，大力推进电子化采购。节省办公耗材和场地租赁费用，降低政府采购运营成本。建设电子化政府采购是降低采购运行成本的趋势。采购交易平台应尽快“电子化”。各地要积极建立政府采购网站，为“电子化”交易提供平台。从协议供货、定点采购开始，不断积累经验，逐步扩大到整个政府采购领域。采购人需要采购货物、工程或服务时，通过网络直接向同级财政部门提交采购计划，财政部门通过网络进行审批，并将审批后的采购计划传递给集中采购。招标采购机构应当用计算机制作通用文件格式的采购文件，向供应商提供纸质和电子两种采购文件，方便供应商制作招标文件。对于距离较远的供应商，应通过电子邮件提供采购文件。一些地区正在积极推广免费招标文件，供应商可以从政府采购网站免费下载采购文件。评标工作实行无纸化，有条件的地方要高标准建设开标评标场所，并增加必要的计算机设备。(四)基于区域联动实施协议供货采购。区域联动是政府采购领域的又一新举措，协议供货是开启政府采购区域联动的“金钥匙”。区域联动模式的成功丰富和促进了协议供给。协议供货时代，市县政府采购不应该拘泥于管采分离，也不应该教条式地层层设置。要从宏观角度分析问题，牢牢把握做好政府采购的基本原则和目标。协议供货绝不是分散采购，而是集中采购。区域联动可以吸引更高层次的供应商，更大程度上实现价格更低、效率更高、服务更好的目标。在启动区域联动的前提下，协议供应会更有用，其明显效果会更明显，这也是实践证明的。二、实际采购成本控制(中期成本控制)(一)代理成本控制1。政府集中采购项目应当依法委托政府集中采购机构运作。大部分集中采购代理机构都是免费的，没有招标费和代理费。供应商也愿意参与集中采购机构代理的项目，成本更低。2.非政府集中采购项目，包括部门集中采购项目，应尽可能由采购人操作。临时能力不足，需要委托代理的，先选择集中采购代理机构，再选择社会中介机构，降低代理服务费。(二)价格成本控制1。鼓励合理使用低价中标的三种评标方法，重视使用最低评标价法和性价比法。在决定采用哪种评标方法时，应根据采购项目的具体要求和特点，选择最合适、最规范的评标方法，提高评标方法的针对性和适用性，而不是生搬硬套。对于标准定制货物和一般服务项目，必须坚持最低评标价法。在采用最低评标价法时，应以价格为主要因素确定中标供应商，即在满足招标文件所有实质性要求的前提下，按照统一的价格因素进行最低评标，以报价最低的投标人为中标供应商。在使用综合评分法时，应合理设置价格得分的权重，在确定价格得分的比重时，不应追求边缘化，即不应人为设定法定最低比例，而应真实反映价格因素对政府采购的重要性。在确定“基准价”时，统一采用低价优先法进行计算，即符合招标文件要求且投标价格最低的投标价格为评标基准价，其价格分为满分，其他投标人的价格得分统一按照在评标基准价基础上折算的价格得分的权重计算。2.引入品牌竞争，品牌竞争产生的巨大资金节约空间是单一品牌采购无法实现的，也是不可想象的。传统上，单一品牌竞争不可避免地带有价格保护和源头控制的色彩，采购价格居高不下，交叉招标屡见不鲜。品牌竞争让包括制造商在内的供应商紧张。品牌竞争不仅是政府采购法的要求，也符合市场经济的基本规律。不仅有利于促进自由竞争和公平竞争，更有利于买家省钱。优质低价不再遥不可及。在政府采购中，定项目、定配置、定质量、定服务、不定品牌，真正引入品牌竞争，对陪询、串通投标的行为予以沉重打击，能真正解决价格虚高的问题，让采购人真正享受到政府采购带来的质优价廉的好东西。同一品牌、型号的产品，只允许一个供应商报价，供应商所报品牌、型号按时间顺序或随机抽取确定。由于同类产品替代率高，购买者的选择余地很大。通常，在一次采购活动中，采购方应推荐至少五个品牌。3.控制资金利息成本。严格按照中标供应商的投标报价签订合同，不允许额外收费，防止供应商先找标再考虑额外收费。至于付款方式，虽然现在的分期付款使采购方在合同履行过程中掌握了主动权，但是分期付款拖延的时间越长，中标供应商的利息负担和机会成本就越大，这些成本自然会转嫁到采购方身上，导致采购价格居高不下。因此，总付款期不宜过长，首付比例一般不低于总额的70%。对于履约保证金，应在法定比例内设定，不超过采购预算的2%。(三)服务成本控制采购实践表明，采购方不合理的免费服务要求不能得到满足或影响产品质量。采购人应当平等对待参与采购活动的供应商，科学合理地设定服务要求，而不是通过免费要求来威慑或限制供应商的自由竞争，不利于采购目标的实现，也难以达到节约费用的初衷。反而会增加采购成本。列出免费服务项目和时间，参考厂家三包规定，要求供应商在招标文件中具体说明。需要将产品生命周期内可能出现的非免费服务纳入采购成本，并要求供应商报价以备将来比较，减少不确定性。三。验收和使用成本控制(后期成本控制)(1)在采购需求中推广节能产品，尽快形成强制性规范。各级政府采购管理部门要通过监管促进节能产品采购，落实节能产品政府采购实施意见，加大宣传力度，努力在政府采购各方形成广泛共识，推动节能产品政府采购。基层政府采购监管部门要自觉维护国家政令畅通，及时向上级监管部门反馈本地区节能产品采购过程中的情况和经验，指导政府采购机构规范做好节能产品采购工作，切实保持公开性和有效性。(二)验收工作应主要由采购方组织，技术复杂的大型特殊项目可委托国家认可的收费较低的质量检验机构进行验收。对于技术复杂的设备，采购方应要求供应商提供相关培训和技术指导，采购方的具体用户应掌握操作要领，严格按照使用说明书使用，爱护使用，降低维护成本。因产品质量问题和供应商安装问题(不可抗力因素除外)造成的人身伤害和财产损失事故的赔偿，应在招标文件中写明由中标供应商承担。